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départementales de la Mayenne |
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des registres paroissiaux Questions - Réponses (dernière mise à jour : 6 août 2007) Important : la
rédaction des textes qui composent cette page n'est pas définitive. Si vous souhaitez
poser une question, |
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| Q. Quel est le principe de ce projet ? Les Archives départementales de la Mayenne proposent à des personnes volontaires d'effectuer bénévolement le dépouillement systématique des registres paroissiaux et d'état civil des communes de la Mayenne, à partir de la base d'images numérisées disponible aux Archives. Les Archives prêtent à la personne volontaire pour effectuer ce travail de dépouillement des cédéroms contenant une copie numérisée des registres. Une fois le travail achevé, les données ainsi recueillies sont mises librement et gratuitement à la disposition des lecteurs de la salle de lecture, sur papier ou sur écran. Elles seront ultérieurement accessibles sur internet, sous forme de base de données. Une "convention" est signée à cette occasion entre la personne volontaire et le directeur des Archives départementales. Dites-nous ce que vous en pensez du projet de texte en préparation. Q. Faut-il renvoyer les relevés dans un temps donné ? Il n'y a pas d'impératif de "productivité", chacun travaille à son rythme. Cependant, il faut éviter que le dépouillement d'une commune, une fois lancé, ne s'enlise et que les cédéroms ne restent trop longtemps indisponibles. Il est possible en effet que vous vous rendiez compte au bout de quelques semaines que vous ne disposez pas de suffisamment de loisir, ou tout simplement que vous n'avez plus envie de continuer le travail. Aussi, un délai maximum de six mois semble convenable pour envoyer les premiers résultats de votre travail, même si votre relevé n'est pas complètement achevé. Q. Comment envoyer les données aux Archives ? Le plus simple est de nous transmettre vos fichiers par courrier électronique, sous forme de pièce jointe à un message. L'adresse d'envoi est celle-ci : mailto:archives@cg53.fr Vous pouvez aussi les copier sur des disquettes ou les graver sur un cédérom, et nous les envoyer par la poste, ou nous les remettre directement si vous avez l'occasion de vous trouver en salle de lecture. Il n'est pas utile de nous faire parvenir votre relevé imprimé sur papier.
S'agissant d'informations provenant de documents publics, elles appartiennent à tout le monde. Vous pouvez donc utiliser ces données comme vous l'entendez, les copier et les diffuser de votre côté. La copie que vous remettez aux Archives est destinée à rendre ces informations accessibles facilement et gratuitement au plus grand nombre de chercheurs possible.
Vous êtes libre du choix de la commune, mais votre choix devra être fait en concertation avec les Archives. Si vous n'avez pas de préférence, nous vous proposerons une liste de communes disponibles. Par exemple, les 16 communes du canton de Loiron (*), qui font actuellement l'objet d'une application informatique particulière, à caractère généalogique (indexation des actes à distance), menée par une équipe de chercheurs de Rennes. (*) Ces communes sont les suivantes : Beaulieu-sur-Oudon | Le Bourgneuf-la-Forêt | Bourgon | La Brûlatte | Le Genest | La Gravelle | Launay-Villiers | Loiron | Montjean | Olivet | Port-Brillet | Ruillé-le-Gravelais | Saint-Cyr-le-Gravelais | Saint-Isle | Saint-Ouën-des-Toits | Saint-Pierre-la-Cour. Q. Je souhaiterais relever seulement les mariages. Nous préférons que le dépouillement soit systématique et porte sur tous les actes des registres. Un relevé sélectif risque de rendre plus difficile le relevé ultérieur de tous les actes.
C'est en effet possible. Il faut cependant que le dépouillement soit effectué complètement pour un registre entier. Q. Comment se présentent les images ? Une "vue" ne correspond pas à un seul acte : elle représente les deux pages d'un registre ouvert, donc plusieurs actes à la fois. Ces images sont en noir et blanc (ou plus exactement en " niveaux de gris "), au format JPEG. La taille d'une image étant d'environ 300 Ko, un cédérom de 600 Mo contient à peu près 1.800 images. Le matériel et le système utilisés sont indifférents (PC, Mac, etc.). L'essentiel est que les données que vous avez saisies soient récupérables par les Archives. Il vous faut un logiciel pour saisir les données mais aussi un logiciel pour afficher les images sur votre écran. Le choix de ces outils est libre : utilisez ceux qui vous conviennent le mieux. Encore une fois, l'essentiel est que le logiciel de saisie puisse exporter les données dans un format standard utilisable par les Archives. 1) Logiciels de visualisation Ils sont nombreux. Les logiciels freeware sont gratuits, les shareware sont payants après une période d'essai. Les produits cités ci-dessous, et dont la liste n'est pas limitative, sont destinés plutôt à un environnement PC. XNVIEW (freeware français
; auteur : Pierre-Emmanuel Gougelet)
2) Logiciels de saisie Il n'est pas recommandé d'utiliser un logiciel de traitement de texte (comme Word), car le travail de saisie deviendra vite fastidieux. Un tableur (comme Excel) ou un gestionnaire de données (comme Access, ou FileMaker) conviendront mieux mais leur utilisation vous demandera sans doute une certaine préparation, sinon des compétences en programmation. Si vous ne disposez pas déjà d'un outil qui vous est familier, nous vous conseillons d'essayer un des logiciels qui ont été conçus spécifiquement pour le relevé systématique des actes paroissiaux et d'état civil. Tous sont destinés au PC. - BMS98 (logiciel de Jean Marie Bourrez ; payant) Malheureusement, l'adresse qui présentait ce logiciel n'est plus accessible. - Nimègue (freeware (gratuit) de Gilles David ; le CEGFC est le Centre d'entraide généalogique de Franche-Comté) Téléchargement : http://nimegue.cegfc.net/ Une liste de diffusion, animée par l'auteur lui-même, permet aux utilisateurs d'échanger des informations sur le maniement du logiciel et de recevoir des conseils. Inscription à cette liste : http://fr.groups.yahoo.com/group/nimegue/ Ce logiciel est écrit pour PC, mais plusieurs possesseurs de Mac l'utilisent (se renseigner auprès de l'auteur).
Téléchargement : http://perso.wanadoo.fr/cgd/telechgt/index.htm
Q. Faut-il tout relever toutes les informations contenues dans l'acte ? Compte tenu du nombre considérable d'actes à traiter (sans doute 3 à 4 millions pour la Mayenne) et du temps nécessaire que représente ce travail de longue haleine, il nous semble plus réaliste, pour faire progresser cette opération à un rythme raisonnable, de ne retenir que certaines informations. Certes, les liens de parenté des parrains et marraines d'un acte de baptême, la profession du 4e témoin d'un acte de mariage, la présence et la qualité d'une signature sont des informations extrêmement précieuses pour les recherches généalogiques et historiques. Les informations minimum à relever : liste de ces données Elles sont nécessaires et suffisantes pour établir des états nominatifs alphabétiques, et pour permettre à un chercheur de retrouver le nom d'une personne et les références des actes qui la concernent directement. Les noms des parents et/ou des conjoints permettent notamment, dans la plupart des cas, de distinguer les homonymes. Les informations complémentaires Malgré tout, le choix des éléments à retenir parmi ceux que vous rencontrez dans les actes est laissé à votre appréciation. Cependant, vous devez gardez à l'esprit qu'au moins deux contraintes accompagnent ce travail supplémentaire : - il représente un temps de lecture et de saisie non négligeable. Soyez sûr que vous pourrez aller jusqu'au bout ! - ce relevé complémentaire, pour être utile, doit être systématique : ne notez pas seulement les données de certains actes parce qu'elles vous paraissent intéressantes. Si vous décidez de relever un certain type d'information, par exemple les professions, ou les lieux d'origine, il faut le faire pour tous les actes. Les données supplémentaires que vous aurez éventuellement relevées ne figureront pas dans les tables alphabétiques mises à la disposition des lecteurs dans la salle de lecture : ces listes n'ont pas pour but de reprendre sous une autre forme le contenu des registres paroissiaux et d'état civil, mais seulement de permettre de repérer les actes. Par contre, elles apparaîtront dans la base de données globale dont la création est prévue. Lors de l'affichage du résultat d'une recherche, ces informations seront présentées avec toutes les données relatives aux actes. Q. Comment relever des informations extérieures aux actes ? Les registres paroissiaux contiennent parfois des informations présentant un intérêt historique ou anecdotique : mentions marginales laissées par le curé sur le prix des grains, considérations météorologiques, événements survenus dans la paroisse, tenue des registres, etc. Les actes " curieux ", sortant de l'ordinaire (circonstances d'un décès, par exemple) méritent eux aussi d'être mis en mémoire. Pour garder un trace de ces textes, il est préférable de les relever à part, en dehors du logiciel de saisie, en utilisant par exemple un logiciel de traitement de texte, en rappelant les références avec toutes les précisions nécessaires (nom de la paroisse, numéro de la page ou du folio, date de l'acte ou des actes, etc.). Il est également important de consigner séparément les considérations que vous pouvez être amené à faire à propos de la qualité des images, et de noter les oublis et les lacunes que vous constatez. Q. Faut-il " corriger " l'orthographe des noms ? Il faut absolument respecter l'orthographe originale des patronymes, telle qu'elle figure dans l'acte. L'écriture plus ou moins phonétique d'un nom peut être révélatrice de la manière dont on le prononçait à l'époque. Si le nom est transcrit de plusieurs manières dans le même acte, reportez ces différentes orthographes dans un champ prévu à cet effet par votre logiciel ou à défaut dans un champ "Observations". Les logiciels qui récupéreront les relevés permettront, le moment venu, de produire des listes alphabétiques qui tiendront compte des ces variantes et feront les renvois nécessaires. Q. Que faire si je constate que certaines pages du registre n'ont pas été reproduites ? Il faut signaler toute anomalie aux Archives dès que vous remarquez une lacune ou une repoduction tronquée ou de mauvaise qualité. Nous numériserons les pages manquantes et vous les enverrons. Q. Comment ce projet va-t-il évoluer ? - Il est prévu de constituer, à partir des différents relevés, une base de données globale. Cette base, qui sera consultable en salle de lecture, évitera aux chercheurs d'avoir à consulter successivement chaque listing imprimé. La recherche d'un nom portera sur l'ensemble des relevés à la fois. - L'étape suivante sera la diffusion de cette même base de données sur le site internet du Conseil général. - Une liste de discussion pourrait être mise en place sur le prochain site du Conseil général, afin que les bénévoles participant à ce projet, mais aussi toutes les personnes qui s'y intéressent, puissent échanger des informations, reçoivent les conseils nécessaires et soient tenus au courant de l'avancement du travail. Des listes de discussion spécialisées, telles que la liste gen53 (près de 750 membres), sont déjà des lieux actifs d'échanges. - À terme, la possibilité d'afficher les images des actes eux-mêmes, en fonction des données de la base ; l'indexation de la bases d'images (liaison des images avec les données) sera un des chantiers importants. |
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Faites des copies de vos relevés aussi souvent que possible ! (sur un autre répertoire de votre disque dur, et sur un autre support : disquettes, cédérom, disque zip, etc.). Il serait dommage de perdre le résultat de votre travail de plusieurs heures ou de plusieurs jours. |
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