Relevé des actes d'état civil
de la période révolutionnaire en Mayenne

FAQ
(Questions / Réponses)

Comme pour la base des mariages du XIXe siècle, l’objectif visé est de permettre avant tout le repérage rapide et facile de personnes.

Les actes étant numérisés et accessibles en permanence sur le site internet des Archives, il suffit de cliquer sur le nom trouvé pour afficher l’acte lui-même et en tirer toutes les informations qu’il peut contenir.

Le temps de saisie sera plus court et le projet arrivera plus vite à son terme. Rien n’empêchera par la suite de compléter la saisie initiale et de recopier le contenu des actes jusqu’à l’âge du dernier témoin.

Q. Le tableau de relevé est-il complet ?

La feuille de relevé a été conçue pour être aussi simple que possible, afin de faciliter le travail de saisie. Elle ne contient donc que les colonnes utiles à la base de données.

Le nom de la commune, la cote du registre, le type d’acte seront ajoutés par la suite, dès que le relevé sera terminé et nous aura été renvoyé.

R. On est tenté de privilégier la date grégorienne, qui est supposée être plus familière à l’auteur de l’acte. Cependant, il est plus prudent de relever les deux formes : un utilitaire de conversion sera capable ultérieurement de faire apparaître les divergences. Nous retiendrons alors la date la plus « plausible » et rappellerons en Observations la date qui n’aura pas été retenue.

Q. Quel logiciel choisir pour dépouiller les registres ?

Le choix du logiciel de saisie des relevés est laissé à l’appréciation des releveurs : tableau de type Excel, tableau de traitement de texte de type Word, logiciel dédié comme Nimègue, BMS98, etc. Utilisez de préférence un logiciel que vous connaissez déjà et avec lequel vous êtes à l’aise. Le nombre de champs retenus pour ce projet étant relativement limité, il n’est pas utile de choisir un logiciel trop complet. Un simple tableur devrait faire l’affaire.

Deux conditions cependant :

1. Le logiciel utilisé doit permettre de relever les informations prévues dans le projet actuel. Elles sont peu nombreuses, mais il faut s'assurer en particulier que les champs de saisie permettent d'enregistrer le numéro de l'acte ET le numéro de la vue. Il faut également s’assurer que le logiciel conserve bien la date républicaine, même s’il la convertit automatiquement en date grégorienne. Si la date républicaine est convertie et remplacée par la date grégorienne, toute vérification de la date originale sera impossible.

2. Les données produites par le logiciel doivent pouvoir être récupérées dans un format standard (Excel, CSV, etc.).

Il est donc indispensable d’indiquer à Elisabeth Vaillen l’outil que vous comptez utiliser avant de commencer un relevé !

Q. Le modèle de saisie comporte deux zones de dates : la date de l'acte et la date de l'acte de reconstitution. Quelle est la signification de cette deuxième date ?

Les noms de ces colonnes ont été modifiés pour être plus explicites : les deux zones de dates sont appelées  désormais : « Date de l’acte » et « Date de la naissance » (ou du mariage ou du décès, selon le volet).

Entre le moment où l’événement (naissance, mariage ou décès) a eu lieu  et le moment où il est inscrit dans le registre d’état civil, il peut se passer un délai plus ou moins long : normalement, un mariage est enregistré le jour même, une naissance ou un décès peut avoir eu lieu la veille, ou l’avant-veille, parfois quelques jours avant. Dans ces cas courants, on se contentera d’indiquer une seule date : la date de l’acte.

Si l’écart est plus important, on indiquera les deux dates. Cette situation est assez fréquente à l’époque de la Révolution : dans certaines communes, les troubles ont empêché les municipalités ou les citoyens d’inscrire les actes dans les délais prescrits ; dans d’autres communes, les registres ont été brûlés ou ont disparu et ont dû être reconstitués plusieurs années après.

A partir de combien de temps les deux dates méritent-elles d’être relevées ?

Une semaine semble être un maximum. En dessous d’une semaine, c’est au releveur d’apprécier, en fonction de ce qu'il connaît des habitudes locales.

Si les circonstances qui expliquent le retard de l’enregistrement sont évoquées dans l’acte, ne pas oublier de le signaler (en « Observations » ou dans le volet « Actes divers »).

La date de l’événement, distincte de la date de l'acte, permettra de retrouver l'acte à la date où il a été enregistré et non à la date où il aurait dû chronologiquement se trouver.

Sur le site internet des Archives, la base de données en cours de constitution donnera de toute façon un accès direct à l’image grâce au numéro de la vue numérisée.

Les 6 colonnes réservées à la date de l’événement (3 pour la date au format grégorien, 3 pour la date au format républicain) restant vides la plupart du temps, certains releveurs peuvent les trouver encombrantes dans leur tableau de saisie. Si les registres que vous dépouillez ne contiennent pas de tels actes, vous pouvez cacher ces colonnes, ou même les supprimer pour cette étape de la saisie.

Dans le premier exemple ci-dessous, la naissance a eu lieu le 27 juin 1793. Celui qui la chercherait à cette date ne l’y trouverait pas car elle n’a été enregistrée que 11 août 1794 (24 thermidor an II).

Les deux dates à retenir :
- date de l’acte : 24 thermidor an II (11 août 1794)
- date de la naissance : 27 juin 1793

Q. Comment relever un acte de publication de mariage ?

Comme un acte de mariage !

Exemple:

Le relevé de cet acte se réduira, comme un acte de mariage, aux données suivantes :

Q. Certains actes de décès d'enfants ne précisent pas l'identité de la mère. Doit-on reconstituer la filiation à l'aide de l'acte de mariage des parents ou de l'acte de baptême de l'enfant ou de ses frères et soeurs ?

Si le nom de la mère n’est pas indiqué dans l’acte de décès d’un enfant, on ne le relève pas. On ne fait que recopier les données des actes, sans les interpréter et sans aller au-delà.

Q. Faut-il relever les actes de divorce ?

Comme le projet prévoit de relever tous les actes de la période révolutionnaire, il faut en effet relever aussi les actes de divorce.

Les données à relever sont les mêmes que pour un mariage : noms et prénoms des conjoints.

Indiquer « di » dans la colonne Type d’acte (pour les distinguer des décès : « d »). Si cette colonne n’existe pas dans votre trame, écrire « divorce » en Observations.

Q. Pour relever les actes de naissances ou de décès, comment indiquer que le père ou la mère est décédé ?

Ces renseignements ne sont pas retenus dans le cadre de ce projet.
Ne pas oublier qu’il ne s’agit pas de relevés « désincarnés » : le numéro de la vue permet toujours à la personne intéressée par un acte de l’afficher et d’en lire tous les détails..
L’essentiel est que les noms et prénoms figurent dans le relevé et puissent être retrouvés lors des recherches.

Q. Comment indiquer l'âge des enfants, lorsque cet âge est compté en mois et en jours ?

L'écrire sous cette forme (quelques exemples) : « 3s » (3 semaines), « 6j » (6 jours), « 5a 5m » (5 ans 5 mois), « 75 » (75 ans).

Q. Que faire lorsqu’on se rend compte qu’une page manque dans un registre ?

Le signaler le plus tôt possible, sans attendre que le relevé soit terminé.

Après vérification par les Archives, les pages manquantes seront numérisées et insérées dans la base d’images.

Q. Dans le cas du décès d’un veuf ou d’une veuve, que retenir lorsque les noms de plusieurs anciens conjoints sont indiqués ?

Indiquer seulement le nom et les prénoms du dernier conjoint dans la colonne « Conjoint ». Les noms et prénoms du ou des conjoints précédents pourront être portés dans la colonne « Observations ».

Q. Que faire lorsqu’on trouve une page numérisée deux fois ?

S’il s’agit vraiment d’une double prise de vues, signaler ce doublon aux Archives (email : archives@cg53.fr), et... n’indexer qu’une fois la page !

Il n’est pas utile de signaler isolément chaque doublon constaté.

Le mieux est d’en faire la liste au cours du relevé du registre et d’attendre que le relevé soit terminé pour l’envoyer aux Archives.

Si vous travaillez avec un tableur de type Excel, cette liste peut être tenue sur le volet « Divers » de la trame qui vous a été proposée.

Sinon, un tableau texte suffit. Il doit rester très simple :  

Les pages reproduites en double ne seront pas enlevées dans l’immédiat. Leur présence ne gêne pas les recherches, leur absence perturberait le relevé en cours (en obligeant à décaler les numéros des vues).